Organizacja spotkań biznesowych to niezwykle ważne przedsięwzięcie – jest to nie tylko okazja do nawiązania branżowych kontaktów lub zdobycia nowych klientów, ale także sytuacja, w której odpowiadamy za reprezentację naszej firmy. Warto więc dokładnie przygotować się do tego wydarzenia i zadbać, by było zorganizowane perfekcyjnie.

Spis treści

Gdzie najlepiej zorganizować spotkanie biznesowe?
Przygotowanie techniczne
Wybór dogodnej lokalizacji i menu

Gdzie najlepiej zorganizować spotkanie biznesowe?

Można zauważyć, że spotkania biznesowe coraz częściej odbywają się nie w siedzibach firm lecz na bardziej neutralnym gruncie, np. w restauracji, kawiarni, sali konferencyjnej czy też hotelu. Takie rozwiązanie sprawia, że obie strony mogą poczuć się równo i żadna z nich nie ma przewagi. Dzięki temu atmosfera jest o wiele luźniejsza a prowadzenie negocjacji zwykle staje się łatwiejsze. Jak przygotować się do takiego wydarzenia i sprawić, by było sukcesem?

Przede wszystkim powinniśmy zacząć od ustalenia konkretnego tematu spotkania biznesowego w Krakowie i podania jego agendy klientowi. Dzięki temu obie strony będą mogły dokładnie się przygotować, przemyśleć wszystkie kwestie i przyszykować potencjalne pytania. Spotkanie nie będzie chaotyczne i pozwoli na poruszenie każdego kluczowego tematu.

Czytaj także: O czym pamiętać organizując konferencję biznesową?

Przygotowanie techniczne

W zależności od typu spotkania biznesowego, będziemy musieli zwrócić uwagę na różne kwestie. Jeżeli jest to tylko rozmowa możemy z powodzeniem wybrać restaurację lub kawiarnię, jednak zdecydujmy się na kameralny lokal. Z kolei jeśli podczas spotkania będziemy przedstawiać naszą prezentację, ofertę lub raport, zadbajmy o to, by zrobić to w profesjonalny sposób, szczególnie jeśli naszymi odbiorcami będzie kilka osób. Wybierzmy więc miejsce, które udostępni nam odpowiednie sprzęt multimedialny, taki jak rzutnik, wskaźnik oraz mikrofon.

W takim wypadku warto zdecydować się na profesjonalną salę konferencyjną, gdzie będziemy mieć prywatność i spokój. Aby uniknąć wpadek, należy oczywiście wcześniej przetestować sprzęt oraz sprawdzić czy mamy wszelkie dostępy niezbędne do jego obsługi. Miejsca, w których położone są sale konferencyjne, takie jak hotele, często zapewniają również catering, więc warto z niego skorzystać podczas spotkania biznesowego.

Sprawdź również: Wypoczynek w Krakowie

Kolejnym kluczowym elementem jest lokalizacja miejsca na spotkania biznesowe w Krakowie. Najlepiej będzie wybrać lokal, który jest w centrum miasta i łatwo do niego dojechać z każdej jego części, nie tylko samochodem, ale także komunikacją miejską. Powinniśmy pamiętać, że czas trwania spotkań biznesowych może być bardzo różny – w niektórych przypadkach wszystkie szczegóły uda nam się ustalić w kilka chwil, jednak wszelkie poważniejsze tematy będą najprawdopodobniej wymagały kilku godzin naszej uwagi.

Chcąc zadbać o komfort – zarówno nasz, jak i gości – wybierzmy miejsce, które oferuje jedzenie i napoje. Właśnie z tego powodu warto zorganizować spotkanie biznesowe w restauracji. Pamiętajmy jednak, by był to sprawdzony przez nas lokal. Wybór eleganckiego i kameralnego miejsca pozwoli nam na prowadzenie swobodnej konwersacji, a także wzmocni prestiż naszej firmy. Bezwzględnie unikajmy sieciowych restauracji oraz miejsc, gdzie panuje gwar i gra głośna muzyka. Prowadzenie rozmowy – a co dopiero negocjacji biznesowych – w takich warunkach będzie bardzo trudne i nieprofesjonalne.

Zwróćmy również uwagę na typ kuchni i dania jakie są oferowane. Może się okazać, że nasi goście będą mieć swoje preferencje żywieniowe, dlatego warto wybrać lokal, który oferuje opcje wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe. Jeśli je znamy koniecznie weźmy je pod uwagę podczas naszych poszukiwań.