O czym pamiętać organizując konferencję biznesową?

Konferencje biznesowe to doskonałe okazje do spotkania osób z tej samej branży i nawiązania ciekawych znajomości, które mogą przydać się w przyszłości. Nie da się jednak ukryć, że stworzenie takiego wydarzenia jest nie lada wyzwaniem, a jego sukces zależy od wielu czynników. Jak zorganizować konferencję biznesową tak, by każdy z gości wspominał ją w samych superlatywach? Dowiedzmy się!

Sala konferencyjna w hotelu Grand Ascot w Krakowie

Profesjonalna organizacja konferencji biznesowych

Nie da się ukryć, iż zaplanowanie i zorganizowanie konferencji krok po kroku wiąże się z wieloma wydatkami. Musimy pokryć m.in. takie opłaty jak wynajem sali konferencyjnej, zamówienie cateringu oraz zatrudnienie obsługi na czas imprezy. Oczywiście nieodłącznym elementem są również koszty przeznaczone na reklamę naszego wydarzenia, a także wydrukowanie ulotek, plakatów i programów. W dobrym guście jest również przygotowanie gadżetów dla osób biorących udział w naszej imprezie. Dlatego właśnie tak kluczowym punktem jest stworzenie kosztorysu konferencji, który pomoże w dokładnym zaplanowaniu wszystkich wydatków.

Wybierz odpowiednie miejsce

Jednym z najważniejszych pytań, na które musimy odpowiedzieć jest to gdzie zorganizujemy konferencję biznesową. Powinniśmy wynająć miejsce, które pomieści naszych wszystkich uczestników i będzie oferować szereg dodatkowych usług. Najlepiej będzie wybrać lokal, który świadczy kompleksową pomoc w organizacji konferencji biznesowych i zapewnia przestronne sale konferencyjne, specjalistyczny sprzęt techniczny, a także profesjonalny catering.

Pamiętajmy, iż często zdarza się, że obiekty konferencyjne współpracują z doświadczonymi podwykonawcami, którzy oferują wsparcie w organizacji wydarzenia oraz świadczą dodatkowe usługi, które uatrakcyjnią naszą imprezę. Warto skorzystać z takiej pomocy, ponieważ w ten sposób unikniemy zatrudniania kilku lub kilkunastu różnych firm, a  wszystkie kluczowe kwestie będziemy mogli ustalać z reprezentantem wybranego przez nas lokalu.

Sprawdź sale na konferencje w Krakowie, dostępne w Grand Ascot Hotel!

Zadbaj o wygodę uczestników konferencji

Pamiętajmy również o tym, że miejsce konferencji powinno być dobrze skomunikowane – dzięki temu goście będą mogli dotrzeć na wydarzenie w najwygodniejszy dla siebie sposób. Dla osób podróżujących autokarami, busami oraz własnymi samochodami kluczowy będzie obszerny i bezpłatny parking.

Z kolei uczestnicy, którzy wybiorą komunikację publiczną docenią bliskość przystanków tramwajowych i autobusowych lub stacji metra. Oczywiście, jeśli spodziewamy się wielu osób z zagranicy warto znaleźć lokalizację, do której będzie łatwo dotrzeć z lotniska. Zwróćmy również uwagę na stan techniczny danego miejsca – warto sprawdzić czy sale konferencyjne są klimatyzowane, a także czy zapewniają adekwatne oświetlenie i nagłośnienie.

Ustalmy również ile toalet lokal przeznacza dla gości konferencji oraz czy oferuje dla nich szatnie. Nie zapomnijmy upewnić się także czy budynek jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych i czy tacy uczestnicy będą mogli swobodnie poruszać się po obiekcie.

Zobacz nasza pokoje Standard Room – idealne dla uczestników konferencji!

Organizacja konferencji krok po kroku

Kolejnym kluczowym punktem organizacji konferencji biznesowych jest czas ich trwania. Im dłuższa konferencja, tym większe znaczenie będzie miała kwestia noclegu. Jeśli więc planujemy imprezę, która będzie odbywać się przez dwa, trzy lub cztery dni, koniecznie upewnijmy się, że nasi uczestnicy mają komfortowe miejsce do spania. Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest organizacja konferencji w hotelu. W ciągu każdego dnia uczestnicy będą brać udział w wydarzeniu, a następnie udadzą się do swoich pokoi. Dzięki temu unikną zbędnych podróży oraz będą mogli odpocząć i naładować swoje baterie na kolejny dzień pełen wrażeń.

-10% przy rezerwacji na naszej stronie

Rezerwacja online
Zobacz wszystkie oferty