Organizacja konferencji łączy wiele elementów ujmujących nie tylko liczbę zaproszonych gości, ale i układ przestrzeni, w której będą spędzać czas. Odmiennego układu wymagała będzie publiczność słuchająca prezentacji, innego grupa podczas szkolenia, a jeszcze innego zespół, który chce wspólnie szukać rozwiązań. Dobrze dopasowana przestrzeń sali konferencyjnej to zatem jeden z sekretów udanych spotkań.
Jak dobrać ustawienie sali do typu wydarzenia
Na początku warto określić charakter spotkania. Uczestnicy to głównie słuchacze? Potrzebne będzie miejsce na notatki? A może przestrzeń dogodna do dyskusji? Dobierając ustawienie sali pod kątem konkretnego wydarzenia, nie należy zapominać o wyposażeniu i przestrzeni do swobodnego poruszania się. W salach konferencyjnych umożliwiamy zastosowanie ustawienia teatralnego, szkolnego czy w podkowę, aby wybór konfiguracji był maksymalnie dopasowany do formatu eventu, liczby gości i jego programu.
Może Cię zainteresować: Jak wynająć salę konferencyjną w hotelu na spotkanie biznesowe?
Ustawienie teatralne – kiedy się sprawdza
Ustawienie teatralne przypomina widownię, gdyż krzesła stoją w rzędach i skierowane są w stronę prowadzącego. To rozwiązanie jest odpowiednie na konferencje, prezentacje i wystąpienia, podczas których najważniejsze jest skupienie uwagi na prelegencie. W naszym hotelu możemy zapewnić przestrzeń tego typu dla maksymalnie 100 osób, oferując przy tym profesjonalne wyposażenie takie jak projektor, ekran, nagłośnienie czy flipchart.
Ustawienie szkolne – szkolenia i warsztaty z notatkami
Stoły i krzesła ustawione w rzędach to układ oferujący uczestnikom miejsce na notowanie, ustawienie laptopa czy materiałów szkoleniowych. Szkolne ustawienie stołów sprawdzi się podczas zajęć, w których słuchanie łączy się z wykonywaniem ćwiczeń. W tym wypadku trzeba pamiętać, że stoły zajmują dodatkową przestrzeń, stąd opcja ta będzie bardziej komfortowa dla znacznie mniejszej grupy aniżeli ta przy ustawieniu teatralnym.
Ustawienie w podkowę – dyskusja i praca zespołu
Podkowa sprzyja spotkaniom, podczas których liczy się bezpośredni kontakt. Uczestnicy mogą widzieć siebie nawzajem, a prowadzący pozostaje częścią wspólnej rozmowy. Taki układ warto rozważyć przy spotkaniach biznesowych, dyskusjach i warsztatach.
Ustawienie bankietowe i kabaretowe – kolacje, gale, warsztaty przy stołach
Przy wydarzeniach ze wspólnym posiłkiem, np. bankietach i imprezach firmowych, praktycznym wyborem będzie układ bankietowy. Z kolei w wydarzeniach, gdzie organizowana jest praca przy stołach, bardziej trafna jest opcja z układem kabaretowym, gdzie można połączyć aktywności z widokiem na prowadzącego.
Ile m² na osobę – jak policzyć pojemność sali
Nie ma jednego, określonego standardu odnośnie do tego, ile m² na osobę w sali konferencyjnej powinno przypadać na uczestnika. Na pojemność sali wpływają meble, liczba przejść i wyposażenie, stąd metraż nie jest jedynym wyznacznikiem obliczania miejsc. Jako orientacyjny punkt wyjścia można przyjąć:
- w ustawieniu teatralnym około 1–1,2 m² na osobę,
- przy szkolnym około 1,5–2 m² na osobę,
- podkowa wymaga około 2–2,5 m² na osobę,
- a układ bankietowy około 1,5–2 m² na osobę.
Jeśli zatem zastanawiasz się, ile m² na osobę w sali konferencyjnej zaplanować, zacznij od przewidywanej liczby uczestników i charakteru wydarzenia. Następnie sprawdź, jakie ustawienie pozwoli wygodnie zorganizować spotkanie. W razie wątpliwości warto poprosić hotel o dopasowanie konfiguracji do programu.
Przykład: sala Copernicus (120 m²) w różnych ustawieniach
Copernicus w Grand Ascot Hotelu oferuje powierzchnię 120 m², przeznaczoną na konferencje, szkolenia i większe wydarzenia. Przy ustawieniu teatralnym pomieści do 100 osób, przy ustawieniu szkolnym oferuje przestrzeń dla 42 osób, ustawienie w podkowę będzie możliwe dla grupy 28–50 osób, a ustawienie bankietowe dla 56 osób.
Organizujesz konferencję lub szkolenie w Krakowie? Skontaktuj się z naszym zespołem, gdzie wspólnie dobierzemy ustawienie sali konferencyjnej do liczby uczestników i charakteru wydarzenia.
Powiązany artykuł: Organizacja konferencji w hotelu – krok po kroku
Inni przeczytali także:
Oferta specjalna
