Organizacja konferencji w hotelu – krok po kroku

Dobrze zorganizowane przyjęcie biznesowe otwiera drogę do rozwoju własnej firmy lub marki, a także rozwoju osobistego i współpracy z nowymi przedsiębiorcami. Konferencje oczywiście mogą służyć celom nie tylko biznesowym, ale także naukowym, handlowym, prasowym lub politycznym. Niezależnie jednak od branży, jeśli podołamy zadaniu, możemy spodziewać się kolejnych zleceń od nowych klientów. Postaramy się omówić najważniejsze aspekty dobrego planu organizacyjnego oraz odpowiemy na pytanie, dlaczego właśnie hotel jest najlepszym miejscem na tego typu eventy.

Cel spotkania, budżet i kompetentni prelegenci

Pierwszym i najważniejszym krokiem organizacji konferencji jest określenie budżetu jakim dysponujesz, celu eventu i jego głównych założeń. Ma to być spotkanie, na którym odbędzie się prezentacja nowych produktów lub zupełnie nowej marki? A może poświęcona zostanie zagadnieniom naukowym, ekonomicznym czy też aktualnym światowym problemom? Od postawionego celu zależeć będzie wybór obiektu (by odpowiadał wymaganiom konkretnej wizji i mieścił się w budżecie), odpowiednich prelegentów oraz głównego prowadzącego – warto, by byli to profesjonaliści kompetentni do prowadzenia rozmowy, rozpoznawalni w mediach i socjalmediach. Tacy goście z pewnością przyciągną spore grono odbiorców. Przy obmyślaniu planu działania weź pod uwagę również strategię marketingową, by informacje o Twoim spotkaniu bez problemu dotarły do docelowej publiczności i zachęciły odbiorców do udziału.

Spotkania-biznesowe

Konferencja w hotelu – wybór miejsca

Jak już wspomnieliśmy, zachęcamy do organizacji konferencji w hotelu, najlepiej w takim, który posiada zaplecze konferencyjne: kilka dobrze wyposażonych sal konferencyjnych z wygodnymi krzesłami i korzystnym rozmieszczeniem stołów, przestrzenią dla prelegentów oddzieloną od reszty sali, klimatyzacją oraz – co bardzo ważne – dobrą akustyką. Zaletą konferencji w hotelu jest dostęp do restauracji, profesjonalnej obsługi, a także nocleg i parking na miejscu. W przerwie pomiędzy prelekcjami można udostępnić uczestnikom bar z kawą i herbatą lub zorganizować posiłek na miejscu. Jeśli wydarzenie będzie trwać kilka dni, warto pomyśleć o dodatkowych atrakcjach, przykładowo o dostępie do sauny, siłowni lub spa. Wybierz obiekt znajdujący się w sercu miasta lub niedaleko centrum, by goście oprócz wysiłku intelektualnego mogli wspólnie skorzystać z atrakcji turystycznych lub zwiedzić miasto pomiędzy wykładami. Pamiętaj, że konferencja to nie tylko część prelekcyjna, ważny jest również czas wspólnie spędzony na rozmowach i rozrywce – czas ten daje pole dla lepszego poznania się i rozwoju relacji z innymi uczestnikami spotkania. Przy poszukiwaniu odpowiedniego miejsca warto zwrócić uwagę, czy kierownictwo i obsługa hotelu są gotowi dostosować ofertę do potrzeb Twoich lub instytucji, która zleciła Ci to ważne zadanie. Sprawdź sale konferencyjne dostępne w Grand Ascot.

Dopnij szczegóły na ostatni guzik

Konferencja to poważne wydarzenie, dlatego kiedy już wybierzesz odpowiedni hotel, dokonaj rezerwacji poprzez podpisanie szczegółowej umowy z managerem obiektu. Pamiętaj, by na piśmie zawarte były wszystkie ważne szczegóły, w tym oczywiście cennik wszelkich usług świadczonych w ramach Twojego eventu, ilość i pojemność sal konferencyjnych, ilość miejsc noclegowych i parkingowych przeznaczonych dla uczestników spotkania oraz klauzula dotycząca zaliczki i rekompensaty w momencie zerwania umowy przez jedną ze stron. Warto także zaznaczyć rezerwację na wyłączność dodatkowych atrakcji oraz menu serwowanego uczestnikom w czasie dłuższej przerwy i pobytu w obiekcie.

Organizacja konferencji w hotelu to spore przedsięwzięcie, wymagające dobrze przemyślanej strategii i planowania z dużym wyprzedzeniem. Wybór proponowanego przez nas miejsca oszczędza wielu formalności, trudności logistycznych oraz zmniejsza do minimum ilość podnajętych firm zajmujących się choćby wypożyczeniem sprzętu, cateringiem czy transportem.
Zerknij na naszą ofertę i zarezerwuj termin na konferencję już dziś!

-10% przy rezerwacji na naszej stronie

Rezerwacja online
Zobacz wszystkie oferty